Da tempo è obbligatorio sottoporre a conservazione informatica il registro di protocollo, successivamente l’obbligo è stato esteso a fatture elettroniche, contratti digitali, 3d, apr 4, delibere digitali, determine digitali, documenti edilizi, pec, atti, registri e gli altri documenti, registri digitali, fascicoli.
Perchè fare la conservazione documentale a norma?
I documenti informatici per essere conservati nel tempo, con validità giuridica, debbono essere sottoposti a processo di conservazione a norma: Il sistema di conservazione a norma è il sistema che rende i documenti digitali leggibili nel tempo indipendentemente dal software che li ha generati. Esso garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (CAD (art.44)).
Come fare la conservazione a norma?
Demos Data fornisce la soluzione completa per la gestione della conservazione dei documenti informatici generati dai programmi SISCOM (automaticamente) o da gestionali di altre software house (tramite webservice, ftp o pannello web) in outsourcing tramite il conservatore accreditato Aruba PEC.
Per conservare in modo preciso e puntuale, occorre gestire un procedimento di conservazione:
Ente produttore dei documenti da conservare:
- gestisce con il software lo scadenziario dei documenti da conservare;
- ad ogni scadenza prepara i pacchetti di versamento dei documenti da sottoporre a conservazione;
- trasmette i pacchetti di versamento al conservatore.
Conservatore:
- riceve i pacchetti di versamento;
- effettua la conservazione ed archivia;
- rende disponibili i pacchetti conservati via web all’ente.
Normativa di riferimento:
D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione del CAD digitale;
D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici.
Schema della soluzione proposta da Demos Data per il software SISCOM
